Best Practices from Crossroad Bank (Belgium)

Back in the eighties, the Belgian social security sector risked a complete meltdown. A so-called Crossroad Bank was erected, headed byFrankRobben. With the careful implementation of a strategic information infrastructure he helped to redesign all administrative processes, thereby reducing the number of paper forms and the length of the remaining forms strongly. This enhanced not only efficiency and effectiveness of the system, but also the quality of service delivery, the level of enforcement and last but not least the legitimacy of the social security system. An international renowned best practice was born......
Source:http://wiki.triastelematica.org/index.php/Case:CrossRoad_Bank_Belgium(2)

Read more: http://ksz.fgov.be/en/international/page/content/websites/international/aboutcbss.html

A Success Story of Teamwork and Cooperation - Dabbawala System

In Mumbai, India, the Dabbawalas, also known as Tiffinwalahs, continue to deliver thousands of home cooked meals feeding hungry office workers and students. The Dabbawala system is an example of a very successful system that has been in place for decades through sheer ingenuity, cooperation and teamwork. With little cost and no sophisticated technology, the system has proven effective in meeting client requirements.
In 1998, Forbes Global magazine, conducted a quality assurance study on the Dabbawalas' operations and gave it a Six Sigma efficiency rating of 99.999999; the Dabbawalas made one error in six million transactions.

Watch Video Here

Source: http://www.icmrindia.org/casestudies/catalogue/Leadership%20and%20Entrepreneurship/Mumbais%20Dabbawalas-An%20Entrepreneurial%20Success%20Story-Leadership%20and%20Entrepreneurship.htm

Lahirnya Sebuah Projek IT - mulanya tugas seorang pengurus projek

“Assalamualaikum Boss.” Jo menyapa sambil menarik kerusi di hadapan Azman dan terus duduk. “Terima kasih banyak-banyak Boss di atas kenaikan pangkat saya ini. Saya tak sangka tuan memilih saya untuk jawatan ini.” 

“Waalaikumussalam. Tahniah Jo. Bukan saya yang naikkan pangkat awak. Itu rezeki awak. Saya ni hanya menyediakan laporan prestasi awak tetapi yang memberi rezeki ialah Allah. Prestasi awak yang cemerlang dan konsisten selama ini telah membuahkan hasil. Sekarang awak telah dinaikkan pangkat. Saya harap awak boleh melaksanakan tugas dalam jawatan baru ini sebagai PM yang baik.”

Azman bangun sambil menghulurkan tangan kanannya kepada Jo untuk berjabat tangan. “Baguslah sekarang saya ada seorang lagi PM untuk membantu saya. Ringanlah sedikit tugas saya.” ujar Azman tersenyum bangga sambil merenung mata Jo yang bersinar-sinar kegembiraan. Jo faham siapa yang Azman maksudkan dengan PM. Syukri dan Rosni dipanggil dengan nama PM, iaitu gelaran ringkas untuk Project Manager.

“Aku sekarang dah jadi PM. Cayalah! Tak jadi Perdana Menteri pun orang panggil aku PM. Oh, bangganya aku!” bisik hati Jo sendirian sambil mukanya melakar senyum lebar.

“Kena pada masanya Jo. Semalam saya dapat arahan daripada Dato’ untuk  melaksanakan satu sistem baru. Saya dah tenggelam punca nak pilih pegawai mana untuk menguruskan projek ini kerana kedua-dua PM kita sedang sibuk menyiapkan projek masing-masing. Tinggal lagi dua bulan sahaja dan semua projek perlu disiapkan dalam tahun ini juga. Saya rasa awaklah yang paling sesuai untuk menjadi PM bagi projek ini.”

“Projek apa tuan?” Jo terpinga-pinga bertanya kepada Azman.

“Projek ni ada kaitan dengan masalah kutipan hasil jabatan. Kita yang perlu cadangkan skop dan sistem untuk projek ini supaya masalah tersebut dapat diselesaikan” Azman menjawab tenang.

Gementar Jo dibuatnya. Kegembiraan yang baru dirasakan sebentar tadi telah lenyap dalam sekelip mata. Jo tidak pernah memegang projek sistem IT sebelum ini. Dia bukan pegawai pembangunan aplikasi tetapi pegawai operasi. Dia hanya pandai buat kerja penyelenggaraan mesin.  Apabila komputer menghadapi masalah dialah doktor yang mencari punca penyakit dan memberi ubat kepada masalah tersebut. Memang Jo lah pakar dan orang yang diharapkan oleh rakan-rakannya untuk menyelesaikan masalah operasi mereka.

Mengimbas kembali sepanjang tiga tahun dia bertugas di Unit Operasi, Jo tidak pernah membina aplikasi. Namun setelah dinaikkan  pangkat Jo ditugaskan untuk menjadi PM kepada projek aplikasi. “Mampukah aku buat kerja ni? Kalau jadi PM untuk Operasi tak apalah. Tapi aku tiada pengalaman dalam aplikasi. Aku tak tahu macam mana nak jadi pengurus projek. Yang paling lemah sekali aku tak tahu macam mana nak berurusan dengan pelanggan.” keluh Jo sendirian sambil mengesat peluh dingin didahinya.

“Projek ini sangat penting untuk Dato’ sebab dia mahu lihat projek ini siap sebelum bersara. Kita diberi masa 6 bulan sahaja. Kita perlu bekerja keras dan buktikan bahawa projek IT boleh siap cepat. Jo, jangan bimbang kalau tak pernah buat kerja ni. Saya akan bimbing awak, InsyaAllah. Mula sekali kau kena buat kertas kerja untuk dibentang kepada Dato’. Saya beri awak masa 2 minggu, boleh? Jumpa saya kalau ada apa-apa masalah.” ujar Azman.


Begitulah sebuah kisah dimana seorang pengurus projek menerima tugasan baru. Idea sesuatu projek IT boleh tercetus apabila terdapat arahan dari pemegang kepentingan(stakeholder), permintaan pengguna atau cadangan dari Unit IT; samada untuk menjadikan sesuatu proses lebih efisyen, memperkenalkan servis baru, menyelesaikan masalah yang tidak boleh diselesaikan secara manual atau semata-mata untuk memperbaiki proses kerja dalam organisasi.

Arahan mungkin datang daripada peringkat atasan ataupun diketengahkan oleh pengguna atau dicadangkan oleh Unit IT:

• .     Dari peringkat pengurusan atasan ke peringkat bawahan
• .    Dari peringkat bawahan ke peringkat pengurusan atasan
• .     Dari Unit IT kepada peringkat pengurusan atasan

Dari Peringkat Atasan ke Bawahan

Idea projek boleh tercetus apabila menerima arahan dari pengurusan atasan atau keputusan yang dibuat di peringkat lembaga pengarah atau mesyuarat pengurusan. Sebagai contoh, Ketua Jabatan atau Ketua Pegawai Eksekutif memberi arahan kepada Unit IT untuk melaksanakan sesuatu sistem IT. Lanjutan itu, pegawai di Unit IT akan  mengambil tindakan susulan untuk mengkaji keperluan dan cuba memahami dengan lebih mendalam keperluan dan harapan pihak berkenaan.

Dari Peringkat Bawahan ke Peringkat Atasan

Pengguna yang menghadapi sesuatu masalah dalam operasinya akan membuat permohonan untuk mengujudkan sesuatu sistem IT dengan harapan sistem dapat membawa jalan penyelesaian. Permintaan mungkin dibuat terus kepada Unit IT atau diketengahkan dalam mesyuarat untuk tindakan Unit IT.

Dari Unit IT ke Peringkat Atasan

Unit IT mungkin membuat cadangan pelaksanaan sesuatu sistem berdasarkan kajian terhadap keperluan sesuatu unit atau organisasi. Dalam situasi ini, kajian rapi perlu dijalankan bagi mendapat kepastian dan sokongan pengguna dan juga menyakinkan pihak pengurusan atasan.

Mengenalpasti keperluan

Sekiranya anda ialah pegawai atau individu yang ditugaskan untuk melaksanakan tugas tersebut maka anda perlu bersikap profesional dalam mengenalpasti keperluan, tanpa mengira dari peringkat mana arahan diterima. Tindakan pertama yang perlu diambil ialah mengenalpasti apakah keperluan utama projek.

Cadangan projek dikonsepsikan dengan cara menentukan matlamat, objektif projek, skop keperluan, siapa pemegang kepentingan, siapa pengguna utama dan output yang perlu dihasilkan (pengeluaran). Setelah aspek tersebut ditentukan, maka barulah dapat ditentukan skop projek dan dibuat anggaran mengenai kos dan tempoh masa yang diperlukan untuk menyiapkan projek. Maklumat ini hendaklah didokumentasikan dalam dokumen yang dikenali sebagai kertas projek, kertas konsep, atau Pelan Projek.

Proses ini adalah mirip proses membina sebuah rumah, dimana tuan punya rumah perlu terlebih dahulu menceritakan impian rumah yang ingin dimilik kepada arkitek, tentang rekabentuk dan kapasiti rumah tersebut; khususnya keluasan, jumlah bilik, jumlah tingkat, bilangan penghuni dan bajet yang diperuntukan. Setelah proses tersebut selesai barulah arkitek dapat menyediakan lukisan ilustrasi bangunan dan membuat anggaran keatas kos dan masa yang diperlukan untuk membina rumah tersebut. Susulan itu, barulah pelan struktur binaan dapat dihasilkan lengkap dengan deskripsi struktur, kemasan dalam dan kemasan luar serta anggaran kos pembinaan.

Pentakrifan Projek

Pentakrifan Projek ialah proses untuk mengkaji, menganalisa dan menkonsepsikan projek yang dicadangkan. Definisi atau takrif projek perlu ditetapkan di permulaan projek bagi mendapat maklumat asas tentang projek yang bakal dilaksanakan. Berdasarkan maklumat ini, kajian keperluan dan perancangan secara terperinci akan menyusul.

Pada kebiasaannya, arahan disampaikan oleh pihak atasan dengan idea yang samar-samar. Mereka mungkin mempunyai sesuatu impian atau visi tetapi kurang pasti tentang apakah yang perlu dilakukan. Oleh itu, ianya perlu difahami dan diperhalusi oleh pegawai yang menerima tugas tersebut.

Apabila jabatan atau syarikat menghadapi sesuatu kemelut atau isu maka ketua jabatan atau ketua eksekutif akan meminta pegawainya mencari penyelesaian. Jika Unit IT diarah untuk mencadangkan penyelesaian maka itu bermakna Unit IT diberi tanggungjawabkan untuk mengkaji dan membuat sesuatu cadangan projek.  Maka adalah menjadi tugas pegawai untuk mengambil langkah untuk memulakan aktiviti pentakrifan projek.

Bagaimana membuat pentakrifan?

Berikut adalah 6 langkah yang perlu diikuti:

1.     Kenalpasti masalah yang perlu diselesaikan – Apakah latarbelakang situasi semasa? Apakah masalah atau isu yang sedang dihadapi yang membawa kepada cadangan projek.

2.    Tetapkan matlamat, objektif dan skop projek –

a.  Matlamat - Apakah harapan yang diidamkan/dibayangkan?

b.  Objektif - Apakah usaha-usaha yang perlu dilakukan untuk mencapai Matlamat?

c.   Skop - Apakah hasil yang diharapkan daripada projek ini atau matlamat masa depan?

3.    Senaraikan semua hasil pengeluaran atau output projek - Apakah  output yang perlu dihasilkan untuk mencapai matlamat projek?

4.    Kenalpasti fungsi-fungsi yang akan mengeluarkan output tersebut.

5.    Tentukan anda jelas yang manakah fungsi “Perlu” berbanding fungsi “Mahu” - Apakah perkara-perkara atau fungsi-fungsi yang “wajib” ada, berbanding yang “harus” ada.

Hanya setelah proses mengenalpasti keperluan ini selesai, maka langkah seterusnya ialah untuk menyusun dan mengolah semua maklumat ini dalam satu kertas kerja atau Pelan Projek.

Apa itu Projek? - pengenalan asas kepada Projek

Terdapat beberapa definisi atau takrif kepada perkataan “Projek”. Salah satu definisi yang agak menarik ialah yang dibuat oleh Project Management Institute atau ringkasnya PMI. PMI ialah antara organisasi profesional yang terulung di dunia dalam bidang pengurusan projek. Ianya dianggotai oleh para Pengurus Projek Profesional yang pada masa ini mempunyai keahlian melebihi setengah juta daripada lebih 170 negara diseluruh dunia. Ianya mempunyai ibu pejabat di Amerika Syarikat dan merupakan badan yang sangat berpengaruh dalam mempelopori kaedah dan piawaian dalam bidang pengurusan projek.

Menurut definisi PMI dalam Project Management Book of Knowledge PMBOK@Guide :

"A Project is a temporary endeavour undertaken to create a unique product or service”

Bermaksud:

Sesuatu projek adalah satu usaha sementara yang dilaksanakan untuk mencipta satu produk atau perkhidmatan yang unik.

Menurut definisi ini projek merupakan suatu usaha sementara kerana ianya terikat kepada suatu tarikh permulaan dan penamat. Segala aktiviti yang dijalankan bertujuan untuk menghasilkan sesuatu hasil kerja atau deliverable seperti barangan atau perkhidmatan.

Selain itu, terdapat pula definisi projek yang lebih ringkas daripada Kamus Webster iaitu:

“Project is a planned undertaking”

Bermaksud: 

Projek adalah tugasan yang terancang.

Ringkasnya, dalam bahasa yang mudah difahami; projek adalah suatu tugasan atau usaha yang dirancang untuk menghasilkan sesuatu produk atau perkhidmatan yang diinginkan.

Sesuatu tugasan dianggap sebagai suatu projek jika mempunyai tiga komponen berikut:

•  keperluan spesifik yang perlu dipenuhi – objektif, ekspektasi dan produk/perkhidmatan yang perlu dihasilkan,
•  mempunyai tempoh pelaksanaan tertentu – tarikh mula dan tarikh siap ditetapkan, dan
• Bajet - sumber kewangan untuk menanggung kos sumber manusia, pembelian peralatan, bahan, servis, dan semua kos yang perlu dibelanjakan untuk menyiapkan projek.

        

Komponen Projek

Contoh projek ialah:

•         membina bangunan rumah, sekolah, jambatan atau pejabat
•         projek pembuatan seperti pengeluaran kereta atau barangan
•         pembangunan sofwer untuk Sistem Perakam Keluar Masuk Pejabat
•         penyediaan Pelan Pemulihan Malapetaka (Disaster Recovery Plan)

Kadangkala kita keliru antara projek dengan tugasan yang dilakukan setiap hari. Tugasan harian seperti melayan pelanggan, menjawab surat-surat yang diterima, menjilidkan surat dalam fail, membuat penyelenggaraan sistem dan lain-lain kerja berulang adalah aktiviti-aktiviti yang berjalan secara rutin setiap hari. Walaupun aktiviti tersebut perlu dilakukan untuk mencapai sesuatu tujuan, namun ianya tidak terikat dengan tarikh mula dan tarikh siap, malah tidak memerlukan sejumlah bajet yang diperuntukan khas untuk menyiapkan tugasan tersebut.         

               

Contoh aktiviti bukan projek ialah:

•         Membuat salinan backup sistem setiap hari
•         Membersihkan bangunan pejabat setiap minggu
•         Menyusun buku di perpustakaan
•         Merekodkan dan memfailkan surat-surat kedalam fail

Projek seumpama makhluk hidup yang mempunyai kitaran hayat, bermula dari peringkat kelahiran, kemudian terus ke peringkat perancangan dan memuncak dengan peringkat pelaksanaan sehingga akhirnya peringkat penutup.  Peringkat atau fasa-fasa yang berturutan ini dikenali sebagai Kitaran Hayat Projek atau Project Lifecycle.

Kitaran hayat projek

                            

Sumber: Clifford F. Gray & Erik W. Larson. (2006). Project Management the Managerial Process. (3rd ed.) McGraw Hill.